Правила ведения деловой переписки

Деловая переписка – важный элемент процесса проектирования, как и в любой сфере производства и оказания услуг. Каждый должен знать, как грамотно составить письмо, из чего состоит письмо и не допустить типичных ошибок при составлении письма.

Деловые письма – это документы имеющие юридическую (правовую) значимость.

Впервые с деловой перепиской я познакомился еще на своей первой работе. У нас был внутренний документ, который очень подробно все описывал, вплоть до размера текста. К сожалению, у меня этого документа не сохранилось.

Однако, вашему вниманию хочу представить небольшой обучающий курс ведения деловой переписки. Как вы помните, я рассказывал про бесплатное обучение для проектировщиков и одним из пунктов было дистанционное обучение ИЕК. В этом обучении можно пройти небольшой курс деловой переписки. Этот курс я предлагаю вам скачать и иметь всегда под рукой.

Некоторые выдержки из этого курса.

Основные правила деловой переписки:

Письменное общение ведется в рамках действующего законодательства.

1 Деловое письмо должно иметь подпись компетентного должностного лица.

2 Деловое письмо – это документ, который имеет соответствующую структуру деловой корреспонденции.

3 Текст документа должен быть грамотным, аккуратным, без исправлений. Факты излагаются кратко и последовательно. Объективные события и факты при необходимости подтверждаются приложенными документами.

4 Деловые письма оформляются на фирменных бланках. Стиль изложения краткий, четкий, не допускающий двоякого толкования.

Деловую переписку разделяют на официальную и личную, а также на внешнюю и внутреннюю.

Переписку ведут на бумажных носителях либо в электронном виде.

Смысловые части делового письма:

1 Обращение.

2 Вступление.

3 Основное содержание.

4 Заключение

5 Предупреждение.

6 Заключительные фразы.

Межкультурные особенности использования «обращений» в деловых письмах. 

В соответствии международными требованиями «обращение» является обязательным элементом служебного письма. Отсутствие «обращения» свидетельствует о нарушении норм делового этикета.

В России традиция использования «обращения» в служебной переписке еще не сложилась и «обращение» не является обязательным элементом письма. Однако если письмо, содержащее деловое предложение, приходит по электронной почте и не имеет в поле «обращения» конкретного адресата, оно может быть идентифицировано как СПАМ.

Составление делового письма — неотъемлемый навык современного человека.

Цель делового письма — донести до адресата важную коммерческую информацию в доступном формате в рамках установленного делового этикета.

Я надеюсь, что представленная в данном курсе информация станет для вас хорошим подспорьем в повседневной профессиональной деятельности.

Более подробную информацию смотрите в презентации.